Облік робочого часу в SmartPss Lite
SmartPSS Lite дозволяє організувати повний облік робочого часу: від фіксації входу та виходу до формування гнучких або фіксованих графіків, налаштування перерв, розподілу змін між працівниками та відділами. Система надає зручні інструменти для перегляду статистики та експорту даних у формати звітів.
Облік робочого часу в SmartPss Lite налаштовується в модулі "Відвідуваність"
- Налаштування точки обліку відвідуваності
Контролери та пристрої обліку робочого часу потрібно заздалегідь встановити як точки відвідуваності, задля того, щоб платформа отримувала записи про відвідуваність після налаштування.
Після додавання контролера до SmartPss Lite та налаштування контролю доступу, переходимо до пункту "Присутність" .
Обираємо розділ "Точка обліку відвідуваності".
Обираєте потрібний пристрій та натискаєте OK.
Тепер контролер доступу налаштовано як точку обліку відвідуваності, яка може відстежувати відвідуваність співробітників.
- Період відвідування
Встановіть графіки та правила відвідування для фіксованого або гнучкого графіку (за замовчуванням обрано фіксований графік). Можна додати до 32 графіків відвідування.
2.1 Налаштування фіксованих графіків відвідування
Виберіть модуль "Присутність" та розділ "Період відвідування"
Натисніть “Додати”, а потім додайте графік відвідування
Дайте назву періоду та колір, якщо потрібно.
Виставіть час початку та закінчення робочого дня (робочий час працівників). Діапазон часу впродовж якого людина може приходити та виходити з роботи, наприклад з 09:00 – 18:00 як на фото.
Задайте Дійсний час реєстрації та Дійсний час виїзду, це час протягом якого дозволяється зареєструватися в системі (ранній прихід та пізній вихід). Радимо ставити 1-2 години від робочого часу.
Якщо людина заходить і виходить кілька разів протягом дня, оберіть галочку біля пункту "Використовувати лише перший вхід та останній вихід". Зараховуватись у відпрацьовану зміну буде тільки час першої та останньої реєстрації.
Правила відвідування:
За потреби Ви можете змінити правила відвідування такі як:
– Час виходу : визначений період часу, після закінчення робочого дня, протягом якого не буде застосовуватись понаднормовий графік. Наприклад, якщо встановлено 60 хвилин, а вказаний час виходу з роботи становить 18:00, то коли Ви виходите о 20:00, до загальної кількості відпрацьованих годин буде додано лише одну додаткову годину.
– Пізній вхід до системи (1): Допустимий час, що надається людині на який вона може запізнитись на роботу. Наприклад, якщо встановлено 10 хвилин, а час початку робочого дня становить 9:00, то прихід о 9:10 не вважатиметься запізненням.
– Пізній вхід до системи (2): Якщо людина приходить після початку зміни більше ніж на виставлений час в даному пункті, вона буде вважатись відсутньою на робочому місці. Наприклад, якщо встановлено 30 хвилин, а час початку робочого дня становить 9:00, то коли людина приходить на роботу о 9:40, вона буде вважатися відсутньою на один день.
– Протягом раннього часу: Дозволяється піти на виставлений час раніше встановленого по графіку, та це не буде вважатися, що людина пішла занадто рано. Наприклад, якщо встановлено 5 хвилин, а час завершення робочого дня становить 17:00, то якщо людина виходить з роботи о 16:55, це не буде вважатися так, що вона вийшла занадто рано.
– Ранній вихід з системи: Якщо працівник покинув робоче місце раніше допустимого часу встановленого в даному пункті меню до закінчення робочого дня, його буде враховано як відсутнього. Наприклад, якщо встановлено 30 хвилин, а час закінчення робочого дня становить 18:00, то коли людина виходить о 17:20, вона буде вважатися відсутньою на один день.
Якщо Ви вмикаєте Правило понаднормової роботи (перед увімкненням даного пункту потрібно налаштувати загальне Правило понаднормової роботи в пункті “Налаштування правила відвідуваності”):
- (1) Максимальна довжина понаднормової роботи: Якщо час понаднормової роботи працівника менший за визначений час, це не вважатиметься, що він працював понаднормово.
- (2) Максимальна довжина понаднормової роботи: Наприклад, якщо встановлено 300 хвилин, то коли працівник відпрацював 500 хвилин понаднормової роботи, понаднормова робота все одно буде зафіксована як 300 хвилин.
Налаштування періоду для перерв
Для режиму фіксованої відвідуваності ви можете додати до 7 періодів перерв.
Перейдіть на вкладку «Період скидання», а потім натисніть «Управління».
Натисніть «Додати», введіть назву перерви, а потім встановіть час початку та час закінчення відпочинку.
Протягом цього часу можна зробити перерву.
Виберіть правило перерви.
- Автоматичне вирахування: Визначений час перерви автоматично вираховується із загальної кількості відпрацьованих годин співробітника.
Для перерв краще використовувати автоматичне вирахування, якщо всі співробітники мають однаковий режим. - Обов’язкова реєстрація приходу/виходу: Фактичний час перерви розраховується відповідно до часу, коли співробітник приходить та виходить.
- Час початку дії/Час закінчення дії: Встановіть період часу, коли співробітники можуть виходити на перерву та повертатися на кінець перерви.
- Перетворити невикористаний час перерви на робочий час: Якщо співробітники відпочивають лише 30 хвилин із визначеного 1-годинного періоду перерви, решта 30 хвилин будуть додані до їхньої загальної кількості відпрацьованих годин.
- Перерва, яка триває більше встановленої кількості хвилин, буде записана як: Якщо час перерви перевищує визначений ліміт, вона записується як запізнення, передчасний вихід або відсутність.
Натисніть кнопку "ОК".
Для застосування перерви у даний період натисніть кнопку “Вибрати”
2.2 Налаштування гнучких графіків відвідування
Гнучкий графік відвідування означає, що час відвідування не фіксований для робочого дня і графік встановлюється по кількості годин для зарахування робочого дня.
В пункті “Період відвідування” перейдіть на вкладку “Безкоштовне відвідування”.
Ви можете позначити графік відвідування за допомогою кольорів та потрібної назви. Коли Ви застосовуєте зміни, колір буде відображатися в календарі.
- Необхідний робочий час: Мінімальний набір годин, необхідних для завершення робочого дня.
- Час реєстрації входу та виходу не фіксований.
- Ви можете виставити “Міжденний пункт перемикання реєстрації”. Наприклад, час приходу/виходу наступного дня встановлено на 11:00, то інший робочий день починається об 11:00 та закінчується о 10:59,
- Якщо працівник багато разів приходить та виходить протягом цього періоду. Використовуйте лише першу реєстрацію та останню реєстрацію
- Налаштування графіку
Наступним кроком потрібно налаштувати графік відвідування об’єкта робітниками.
Перейдіть на вкладку “Графік відвідування” та створіть новий графік натиснувши “+ Додати”. Праворуч в категорії “Ім’я зміщення” задайте назву графіка. Потім перетягніть створений Період з робочим часом на календар, а саме на потрібні робочі дні і натисніть “Зберегти”.
3. Налаштування розкладу змін
Дані графіки робочого часу, які були створені в минулих пунктах можна застосувати окремо до людей, або ж відділів.
Перейдіть в меню “Розклад змін”. Оберіть зміну, дату початку та завершення.
Зміна повторюватиметься протягом цього періоду. Натисніть «Призначити відділу/людині», а потім виберіть відділ/людину. Після чого зміна буде автоматично призначена особам з обраного відділу/ обраній людині.
- Підрахунок відвідуваності
Ви можете отримати статистику, зібрану SmartPSS Lite.
Для перегляду статистики потрібно перейти в пункт “Статистика” , обрати час, відділ та персонал, та за потреби виберіть статус відвідуваності (якщо не обирається статус, то розрахунок статистики відбувається по всім параметрам) та натисніть “Розрахувати”.
Обробка записів відвідуваності:
Натисніть «Експортувати», щоб експортувати проаналізовану статистику відвідуваності на ваш комп’ютер.
Вигляд експортованої статистики в форматі .xlsx
- Створення звітів
За створення звітів відповідає пункт “Звіт” в модулі “Відвідуваність”
Програма SmartPss Lite має багато звітів за замовчуванням, Ви можете переглянути звичайну відвідуваність, відхилення від норми, понаднормову відвідуваність, або ж інформацію про співробітників та їхній графік. Також Ви можете створити власні шаблони для звітів, під свої потреби на вкладці “Користувацький звіт”
Для отримання звіту достатньо просто, виставити час, обрати Вам потрібний тип звіти та натиснути на нього.
Для експорту звіту достатньо його створити та після чого, зверху зліва з’явиться можливість експортувати звіт у зручному для Вас форматі.
Після виконання цих кроків ви отримаєте повноцінний облік робочого часу зі звітами та статистикою
